NOTĂ DE INFORMARE GENERALĂ A PERSOANELOR VIZATE, ÎN APLICAREA PREVEDERILOR REGULAMENTULUI GENERAL PRIVIND PROTECȚIA DATELOR
NOTĂ DE INFORMARE GENERALĂ A PERSOANELOR VIZATE, ÎN APLICAREA PREVEDERILOR REGULAMENTULUI GENERAL PRIVIND PROTECȚIA DATELOR
NOTA DE INFORMARE GENERALĂ A PERSOANELOR VIZATE,
IN APLICAREA PREVEDERILOR REGULAMENTULUI GENERAL PRIVIND PROTECȚIA DATELOR
Alewijnse Marine Galati S.A., parte a grupului Alewijnse Holding B.V. și subsidiarele acestora, consideră protecția datelor personale ca fiind de mare importanță în desfășurarea activităților sale de afaceri.
Prin aceasta Nota de informare, Alewijnse informeaza asupra modului in care sunt protejate datele cu caracter personal ale persoanelor vizate.
Astfel, pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, Alewijnse stabilește în ce scop și prin ce mijloace sunt prelucrate datele cu caracter personal în desfășurarea activităților sale de afaceri. În calitate de operator de date cu caracter personal, Alewijnse prelucreaza datele cu caracter personal în mod legal și transparent.
Datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu articolul 6 din Regulamentul General privind protectia datelor (GDPR). Prelucrarea va fi limitata doar la datele cu caracter personal strict necesare scopului.
In cadrul completarii formularelor online sunt identificate câmpurile care sunt „obligatorii” și cele care nu sunt obligatorii, iar in cazul necompletării câmpurilor marcate ca fiind obligatorii, persoana vizata nu poate trece in etapele urmatoare si datele sale nu sunt colectate.
SCOPUL ŞI MODALITATEA PRELUCRĂRII DATELOR PERSONALE
Datele cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Alewijnse distinge următoarele scopuri de prelucrare a datelor cu caracter personal.
- RECRUTARE - CANDIDAȚI PENTRU POZIȚII ÎN CADRUL OPERATORULUI
Putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal in realizarea procesului de recrutare in vederea ocuparii unui post in cadrul firmei.
Aceste date pot fi: numele, prenumele, datele dumneavoastră de contact (număr de telefon și adresă de email), experiența dumneavoastră profesională, studii și orice alte informații listați în CV-ul și în alte documente pe care le-am putea solicita de la dumneavoastră ori pe care ni le transmiteți voluntar.
În aceste cazuri, ne vom întemeia prelucrarea datelor dumneavoastră pe încheierea / executarea contractului de muncă.
În situația în care vă vom cere să ne prezentati scrisori de recomandare, vom prelucra date cu caracter personal referitoare la opiniile pe care autorii acelor recomandări le au despre dumneavoastră. În aceste cazuri, sursa datelor dumneavoastră cu caracter personal vor fi persoanele respective si vom prelucra date cu caracter personal privind autorii acelor scrisori (în baza consimțământului lor) și privind alte persoane identificate sau identificabile menționate în documentele respective (în temeiul intereselor noastre legitime).
În general, putem să prelucrăm datele dumneavoastră pentru următoarele scopuri:
- Soluționarea cererilor dumneavoastră.
- Răspuns la solicitările autorităților sau prelucrarea datelor în alte cazuri în care legea ne obligă.
- Apărarea drepturilor și a intereselor noastre sau ale altor persoane. Este posibil să prelucrăm datele dumneavoastră pentru constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor sau intereselor noastre sau ale altor persoane înaintea instanțelor de judecată, a executorilor judecătorești, a notarilor publici, a altor autorități publice, a tribunalelor arbitrale, a mediatorilor sau a altor organisme publice sau private care soluționează dispute, a avocaților, consultanților noștri (cum ar fi auditori ori experți sau specialiști) sau ale altor persoane fizice sau juridice, publice sau private, care sunt implicate în acele dispute. În această situație, vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, după caz, în temeiul îndeplinirii unor obligații legale care ne revin sau al intereselor noastre legitime.
Despre datele terților
Cui vom divulga datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră
Ca regulă generala, nu vom divulga datele dumneavoastră către alte persoane fizice din afara societatii sau alte persoane juridice.
Încercăm să limităm accesul la date al persoanelor din afara companiei care vă prelucrează datele cu caracter personal. Cu toate acestea, în anumite cazuri este posibil să fie nevoie să divulgăm datele dumneavoastră, potrivit celor de mai jos.
Putem divulga datele dumneavoastră către alte companii sau persoane fizice, cum ar fi: alte companii din grupul Alewijnse, persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru noi sau pentru alte companii din grupul Alewijnse în diverse domenii (cum ar fi arhivarea de documente, distrugerea de documente sau stocarea de date, diverse servicii pe care le putem externaliza), instanțe, autorități. În aceste cazuri, vom divulga datele pentru motive legitime legate de activitatea noastră, cum ar fi asigurarea securitatii documentelor, degrevarea activității noastre, constatarea, apărarea și exercitarea drepturilor sau intereselor noastre sau ale unei alte persoane.
De asemenea, în anumite cazuri este posibil să avem o obligație legală de a divulga datele către autorități publice sau alte persoane fizice sau juridice.
În toate aceste cazuri ne vom asigura că destinatarii datelor cu caracter personal referitoare la dumneavoastră le prelucrează în condiții de securitate și confidențialitate, în conformitate cu scopul pentru care le-am transmis și cu respectarea drepturilor dumneavoastră.
În ce condiții am putea transfera datele dumneavoastră către state terțe sau organizații internaționale
Dacă va fi necesar să transferăm datele către vreuna dintre destinațiile de mai sus, vă vom informa în avans despre decizia noastră, acordându-vă timpul necesar pentru a vă exercita drepturile în legătură cu transferul datelor dumneavoastră.
Cât vom păstra datele dumneavoastră
Vom stoca datele dumneavoastră în conformitate cu politica noastră de stocare a datelor cu caracter personal, respectiv:
- In cazul procesului de recrutare datele cu caracter personal ale persoanelor care au fost selectate devenind angajati ai societatii, vor fi pastrate pe toata perioada executarii contractului individual de munca, iar in cazuri anume prevazute de lege, pe perioada prevazuta de normele legale (ex: in cazul statelor de plata perioada prevazuta de lege este de 50 de ani), tinand cont de termenele de prescripție aplicabile, practicile recomandate în materie și scopurile activității noastre. Aceasta categorie de persoane va fi informata inainte de incheierea contractului individual de munca cu privire la datele cu caracter personal ce vor fi colectate si prelucrate.
- In cazul persoanelor care nu au fost selectionate, datele cu caracter personal vor fi distruse/sterse in termen de 4 saptămani de la data aplicarii.
Inexistența unui proces decizional automatizat
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.
- ANGAJAȚI
Pentru respectarea obligatiilor care ii revin in calitate de angajator, Alewijnse prelucrează datele personale ale angajaților săi. Regulile interne de conformare cu GDPR, explică modul în care compania gestionează aceste date.
- MENȚINEREA RELAȚIILOR DE AFACERI
Alewijnse actioneaza in calitate de furnizor de servicii și executa proiecte pentru clienții săi. Alewijnse colectează detalii de contact, cum ar fi: nume, numere de telefon și adrese de email ale persoanelor de contact ale potențialilor clienți sau furnizorilor, în eventualitatea contractarii dar și pentru implementarea proiectelor. Aceste date sunt stocate într-o bază de date ca parte a executării comenzii si in scopul menținerii relațiilor de afaceri.
De asemenea, este posibil ca partenerii de afaceri să primească informații referitoare la serviciile oferite de Alewijnse sau invitații la evenimente.
- CONTRACTORI/SUBCONTRACTORI
In vederea executarii activităților sale, Alewijnse colaboreaza atat cu furnizori specializati de forta de munca dar și cu subcontractori locali si internationali. Datele personale ale angajaților colaboratorilor mentionati sunt prelucrate exclusiv pe baza unui acord și in indeplinirea obligațiilor legale pe care Alewijnse le are în acest sens. Alewijnse va solicita aceste date prin intermediul reprezentantilor colaboratorilor sau direct de la persoana vizată.
In cadrul procesului de prelucrare a datelor cu caracter personal, Alewijnse este obligata să identifice persoanele vizate, astfel incat să limiteze angajarea răspunderii în lanț a Alewijnse:
Următoarele date cu caracter personal pot fi prelucrate:
Date de identificare: numele și prenumele; nume anterior; codul numeric personal și/sau alt număr de identificare emis de autorități ale altor state; numărul și seria actului de identitate; sexul și grupa sanguină; domiciliul; cetățenia; data și locul nașterii; permisul de muncă sau alt document privind dreptul de muncă; semnătura olografă sau electronică;
Date de contact: adresa de corespondență, numerele de telefon, adresele de e-mail;
Date referitoare la studii, calificări și aptitudini, autorizari si experienta;
Date referitoare la raporturile de muncă;
Date privind utilizarea resurselor Alewijnse: identificatori, date de autentificare și jurnale legate de modul în care sunt accesate și utilizate echipamentele AMG, inclusiv telefoanele fixe și mobile, coduri IMEI (identitatea internațională a echipamentului mobil), coduri ICCID (id-ul SIM), echipamentele multifuncționale, adrese IP, adrese MAC (coduri ale echipamentelor), sisteme de management al documentelor, registre ale serviciilor de închiriere auto legate de preluarea și predarea autovehiculului.
Date privind accesul în cadrul sediilor Alewijnse si locatiilor de executare a proiectelor;
Fotografii și imagini video;
Date privind sănătatea: date din certificatele medicale și fișele de aptitudini;
Date privind condamnările și infracțiunile: date din certificatul de cazier judiciar, în contextul în care acestea sunt necesare pentru obținerea autorizațiilor și certificatelor de securitate industrială și a certificatelor de securitate și a autorizațiilor de acces la informații clasificate, atât în România, cât și în alte state membre NATO.
În plus, aceste date pot fi puse la dispoziția clientilor companiei Alewijnse / titularilor locatiilor de executare a proiectelor, în vederea înregistrării accesului personalului la locul de muncă, ca parte a măsurilor de siguranță. În acest din urmă caz, poate fi necesară și o copie a actului de identitate.
Datele cu caracter personal vor fi pastrate pentru perioadele prevazute de dispozitiile legale, dar nu mai putin de 5 ani.
- BULETINE INFORMATIVE
În cazul în care vă abonați la buletinul informativ al Alewijnse, veti primi, din când în când, informații și actualizări despre afacerea, serviciile și proiectele noastre; aceste informatii vor fi in limba engleza. În acest caz, adresa dumneavoastra de e-mail va fi procesata, pe baza acceptului pe care l-ați dat atunci când ați furnizat adresa de e-mail.
Aceasta adresa de e-mail va fi ștearsa atunci când vă dezabonați de la newsletter. Vă puteți dezabona în orice moment, utilizând link-ul furnizat în buletinul informativ sau trimițându-ne un e-mail la datele de contact: dataprotection[at]alewijnse.ro si communications[at]alewijnse.com.
- MODULE COOKIE
Pagina web a Alewijnse folosește module cookie proprii, precum și module cookie instalate de partenerii noștri.
Atunci cand accesați pagina de web sunt stocate și/sau accesate informații ale dispozitivului utilizat (ex. calculator, tabletă, telefon), cum sunt identificatori unici de tip cookie (module cookie). Acestea sunt fișiere de mici dimensiuni, compuse în general din litere și cifre, instalate pe dispozitivul dumneavoastră atunci când accesați pagina noastră de internet. Modulele cookie nu pot accesa celelalte fișiere existente pe dispozitivul dumneavoastră și nu conțin informații sub formă de cod care ar putea fi compilate sau executate.
Scopurile utilizarii cookies sunt:
- asigurarea funcționării corecte a paginii de internet;
- personalizarea continutului si anunturilor;
- asigurarea functiilor de integrare cu retele de social media;
- analizarea traficului de date pe pagina web.
De asemenea, informatii cu privire la utilizarea site-ului de catre dumneavoastra se partajeaza cu partenerii de retele sociale, de publicitate si de analiza statistica a datelor de utilizare. Acestia le pot combina cu alte informatii oferite de dvs. sau culese in urma folosirii serviciilor lor.
Temeiul prelucrării îl constituie consimțământul dumneavoastră, care poate fi retras oricând prin intermediul setărilor din browser-ul dumneavoastră. Pentru mai multe informații privind ștergerea modulelor cookie din cele mai populare browser-e, vă rugăm să accesați link-urile de mai jos:
Modulele cookie sunt stocate pe dispozitivul dumneavoastră pentru diferite perioade de la doar sesiunea în care navigați pe pagină până la câteva luni, în funcție de scopul pentru care sunt folosite.
- SUPRAVEGHERE SI MONITORIZARE VIDEO
Accesul în spațiile Alewijnse presupune și prelucrarea unora dintre datele cu caracter personal. Acestea sunt prelucrate în scopul prevenirii și identificării evenimentelor care aduc atingere vieții, integrității corporale și sănătății persoanelor sau care duc la furtul, pierderea ori distrugerea bunurilor și valorilor.
În acest sens, spațiile sunt monitorizate video, atât în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ce ne revin, cât și în vederea realizării interesului nostru legitim de asigurare a securității în spațiile în care operează Societatea. Prin urmare, vor fi prelucrate imaginile cu persoanele vizate care tranzitează spațiile monitorizate.
Temeiurile prelucrării sunt art. 6, alin. 1, lit. c și lit. f din GDPR.
Datele persoanelor vizate vor fi păstrate în condiții de securitate, in conformitate cu regulile interne stabilite pentru conformarea cu cerintele GDPR. La cerere, datele pot fi puse la dispoziția organelor judiciare.
- TRANSFERUL DATELOR IN STATE TERTE
În unele cazuri, datele cu caracter personal pot fi prelucrate în țări din afara UE si a Spațiului Economic European („SEE”), de exemplu dacă Alewijnse desfășoară activități în afara UE si SEE. Alewijnse impune un nivel adecvat de protecție asupra datelor cu caracter personal, operatorului din țări terțe prin semnarea clauzelor standard.
- PROTECȚIA DATELOR ȘI PERIOADA DE PĂSTRARE
Pentru a preveni pierderea sau prelucrarea ilegală a datelor cu caracter personal, in cadrul Alewijnse sunt implementate măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru prelucrarea corectă a datelor cu caracter personal. Au fost luate atât măsuri fizice, cât și tehnice pentru a preveni prelucrarea neautorizată a datelor personale. De asemenea, sistemele care conțin date cu caracter personal sunt accesibile numai în măsura în care angajaților li s-au acordat drepturi de acces la acestea.
Alewijnse nu va divulga date cu caracter personal către terțe părți decat in cazurile strict necesare și numai pe baza criteriilor enunțate in articolul 6 din GDPR sau dacă persoana vizata si-a dat consimțământul. În aceste cazuri, Alewijnse va semna cu tertele parti clauzele standard emise de autoritatile competente.
Datele cu caracter personal nu vor fi păstrate mai mult decât este necesar, la expirarea perioadei de păstrare fiind distruse, șterse sau transformate în date care nu mai pot fi atribuite unei persoane identificabile (anonimizate).
- DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE
O persoană ale cărei date sunt prelucrate este denumită „persoană vizată” în Regulamentul general privind protecția datelor. O persoană vizată are drepturi pe care Alewijnse și alte instituții/organizații care prelucrează datele trebuie să le respecte.
O persoană vizată are urmatoarele drepturi:
- Dreptul de acces la date. Aveți dreptul de a obţine accesul la datele privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora; aveți, de asemenea, dreptul de a obţine de la noi informaţii cu privire la natura, prelucrarea şi divulgarea acestor date.
- Dreptul la rectificarea datelor. Aveți dreptul de a obţine rectificarea inexactităţilor datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
- Dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Aveți dreptul de a obţine de la noi ştergerea datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
- Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor. Aveți dreptul de a restricţiona prelucrarea datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
- Dreptul de a obiecta. Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor privitoare la dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.
- Dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a obţine transferul către un alt operator al datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
- Dreptul la retragerea consimţământului. În situaţiile în care prelucrăm datele privitoare la dumneavoastră în temeiul consimţământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimţământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puţin la fel de uşor cum ne-ați acordat iniţial consimţământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor privitoare la dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.
- Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru. În România, această autoritate este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
communications[at]alewijnse.com sau la dataprotection[at]alewijnse.ro .
La solicitare se va răspunde în termen de o lună, cu excepția cazului în care este nevoie de mai mult timp. În acest caz, veți fi informat.
Dacă sunteti nemultumit de raspuns, puteti contacta Autoritatea pentru Protecția Datelor (DPA), Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV, Haga Regatul Tarilor de Jos sau Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la sediul acesteia din B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector1, București, Romania, cod poștal 0103336, e-mail: anspdcp[at]dataprotection.ro.